Wer seine Abrechnung sucht, soll sie sehen können, ohne im Büro anzurufen und auf die Post zu warten. Deshalb liegen die Unterlagen Ihres Objekts in einem Portal, das Tag und Nacht offen steht. Was dabei digital läuft und was persönlich bleibt, steht hier.
Im Portal steht der Stand, nicht die Ankündigung. Sie sehen, welche Rechnungen gebucht sind, welche Beschlüsse gefasst wurden und welche Meldung gerade bei einem Handwerker liegt. Wer im Beirat sitzt, kann das in der nächsten Sitzung belegen.
Dort, wo auch die des Vorjahres liegt. Abrechnungen, Wirtschaftspläne und Versicherungsnachweise bleiben abrufbar, auch Jahre später. Der häufigste Fall kommt aus dem Steuerbüro: Für die Steuererklärung fehlt eine Abrechnung aus einem zurückliegenden Jahr.
Nein, aber Sie dürfen. Eine Meldung über das Portal landet dort, wo sie hingehört, und geht nicht in einem Postfach unter. Wer lieber spricht, ruft an: am Telefon sitzt jemand, der Ihr Objekt kennt.
Digital heißt bei uns nicht, dass etwas anderes passiert. Es heißt, dass die Unterlagen dort liegen, wo Sie sie erreichen, und nicht nur dort, wo wir sie ablegen.
Die Ordner stehen im Büro, der Beleg kommt mit der Post, und eine kurze Rückfrage kostet einen Werktag. So haben Verwaltungen jahrzehntelang gearbeitet, und für vieles hat das gereicht.
Es sind dieselben Unterlagen, derselbe Vorgang und dieselbe Verantwortung. Nur der Weg dorthin ist kürzer. Sie öffnen das Portal und sehen Abrechnung, Beschluss und Nachweis, ohne dass jemand sie erst heraussuchen muss.
Eigentümer, Beirat und Mieter sehen nicht dasselbe. Wer welche Unterlage zu sehen bekommt, entscheidet nicht der Zufall, sondern der Zugang.
Sie melden sich einmal an. Was danach zu sehen ist, hängt an Ihrer Rolle im Objekt und nicht daran, wonach Sie fragen. Niemand muss eine Freigabe beantragen, und niemand bekommt versehentlich zu viel.
Wer das Objekt trägt, sieht es vollständig. Der Beirat prüft anhand derselben Unterlagen, die auch uns vorliegen, und muss vor einer Versammlung nichts mehr anfordern.
Wer eine Wohnung mietet, sieht seine Wohnung. Was andere Parteien betrifft, bleibt außen vor, und das gilt in beide Richtungen.
Ein Fall, wie er jede Woche vorkommt, in der Reihenfolge, in der er wirklich abläuft. Die Zeiten sind der Regelfall und keine Zusage.
Beispiel: ein feuchter Fleck an der Kellerdecke
Dienstag, 8:40 Uhr
Ein Foto, zwei Sätze, abgeschickt über das Portal. Das Bild hängt ab jetzt an der Meldung, nicht an einer E-Mail.
Sichtbar fürMieterinVerwaltung
8:55 Uhr
Sie gehört zur Akte des Objekts, nicht zu einem Postfach. Wer im Urlaub ist, hält sie deshalb nicht auf.
Sichtbar fürVerwaltung
Am selben Vormittag
Wir rufen den Betrieb an, der das Haus schon kennt, und regeln den Zugang zum Keller.
Sichtbar fürEigentümerVerwaltung
Mittwoch
Was gemacht wurde und was es gekostet hat, liegt an derselben Stelle wie das Foto. Taucht der Betrag in der Abrechnung auf, führt der Weg hierher zurück.
Sichtbar fürMieterinEigentümerBeirat
Suchen Sie sich eine Zeit aus, die Ihnen passt. Wir melden uns dann und klären mit Ihnen, worum es geht und ob wir der richtige Verwalter dafür sind.
Wählen Sie Tag und Uhrzeit. Wir rufen zur gewählten Zeit an oder schlagen Ihnen einen anderen Termin vor, falls uns etwas dazwischenkommt.
Oder Sie rufen direkt an.
069 59 77 88 58Tag wählen
Jede Unterlage entsteht einmal und liegt danach für alle Beteiligten am selben Ort.
Die Abrechnung, die wir erstellen, ist dieselbe, die Sie öffnen, und der Beleg dahinter ist der, den wir gebucht haben. Damit fällt der Teil der Arbeit weg, der früher die meiste Zeit gekostet hat: heraussuchen, kopieren, kuvertieren, verschicken. Übrig bleibt die Verwaltung selbst.
Eine Quelle je Unterlage, kein zweiter Stand im Umlauf
Der Zugang läuft über ein persönliches Passwort, und jeder sieht nur, was zu seiner Rolle gehört.
Eigentümer sehen ihr Objekt, Mieter ihre Wohnung, der Beirat die Unterlagen der Gemeinschaft. Personenbezogene Angaben geben wir nur weiter, wenn die Verwaltung es verlangt, etwa an den Messdienst für die Heizkostenabrechnung oder an den Versicherer im Schadenfall. Welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten, steht in der Datenschutzerklärung.
Keine Sammelzugänge, kein Konto für die ganze Gemeinschaft
Nicht alles gehört auf einen Bildschirm, und wir tun auch nicht so.
Die Eigentümerversammlung findet in einem Raum statt, die Wohnungsübergabe ebenfalls, und vor einem Angebot stehen wir am Objekt. Wer seine Abrechnung auf Papier braucht, bekommt sie auf Papier, ohne das begründen zu müssen. Ein Eigentümer ohne Internetzugang ist bei uns kein Sonderfall.
Papier auf Wunsch dauerhaft, ohne Aufpreis
Beim Wechsel der Verwaltung räumen wir die Unterlagen ein, bevor Sie den Zugang bekommen.
Wir holen die Bestände beim bisherigen Verwalter ab, sortieren sie nach Objekt und Jahr und scannen, was auf Papier ankommt. Sie müssen nichts vorbereiten und nichts selbst hochladen. Sobald die Übergabe abgeschlossen ist, steht der Zugang.
Wir scannen, Sie laden nichts hoch
Sechs Fragen, die uns zum Portal regelmäßig gestellt werden. Steht Ihre nicht dabei, rufen Sie an. Was für Ihr Objekt gilt, klärt sich am Telefon meist in wenigen Minuten.
069 59 77 88 58Nein. Wer eine E-Mail öffnen kann, kommt damit zurecht. Sie bekommen einen Zugang, vergeben ein Passwort und sehen danach eine Liste Ihrer Unterlagen. Wenn es hakt, gehen wir es am Telefon durch.
Nichts zusätzlich. Der Zugang gehört zur Verwaltung und steht in keiner eigenen Rechnung. Was die Verwaltung selbst kostet, hängt vom Objekt ab und sagen wir nach dem Termin vor Ort.
Nein. Jeder Zugang zeigt nur die eigene Einheit. Ein Mieter sieht seine Betriebskostenabrechnung, nicht die des Nachbarn, und keine Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft.
Sobald es geprüft und gebucht ist, in der Regel am selben oder am nächsten Werktag. Die Jahresabrechnung erscheint, wenn sie fertig ist, nicht in Teilen.
Die bekommen ihre Post wie bisher: Abrechnung, Einladung und Protokoll auf Papier, ohne Aufpreis und ohne Nachfragen. In fast jeder Gemeinschaft gibt es beide Gruppen.
Ja. Die Unterlagen gehören Ihnen und der Gemeinschaft, nicht uns. Endet der Vertrag, übergeben wir den vollständigen Bestand an Sie oder an die neue Verwaltung.
